Política de Privacidade

1. Quem decide sobre os dados

O DOC4DOCS é uma plataforma de gestão para clínicas, profissionais e institutos. A clínica, o profissional ou o instituto responsável pelo atendimento ou pelo formulário define as finalidades do cadastro de pacientes, contatos e alunos e atua como controlador desses dados. O DOC4DOCS os processa para prestar os serviços contratados, conforme as instruções do responsável.

Para contas de usuários, autenticação, suporte e segurança da própria plataforma, o DOC4DOCS define as operações necessárias ao funcionamento do serviço. O contato administrativo de privacidade da plataforma é Victor Paranhos de Andrade, pelo canal informado ao final desta página. Este contato não altera a responsabilidade de cada estabelecimento pelos seus próprios cadastros.

2. Quais informações são tratadas

• Dados informados em formulários, como nome, telefone, e-mail, respostas e anexos. O responsável pelo formulário escolhe os campos solicitados.
• Informações de atendimento, oportunidades, mensagens e registros comerciais mantidos no CRM ou importados de integrações autorizadas. Dados de saúde podem estar presentes quando inseridos pela clínica.
• Identificação dos usuários da equipe, permissões, sessões e registros técnicos necessários à segurança e à prevenção de abuso.
• Parâmetros de campanha UTM e páginas de origem. Identificadores de clique de anúncios são capturados no formulário apenas quando essa opção está ativada. Essa informação é declarada pelo navegador ou pelos padrões do formulário e não comprova, isoladamente, uma conversão publicitária.
• Na conexão Google, e-mail verificado da conta, permissões concedidas, tokens de autorização e identificadores das planilhas vinculadas.

Ao solicitar uma demonstração ou proposta no site DOC4DOCS, registramos nome, organização, telefone, e-mail, interesse, mensagem opcional, página de origem, parâmetros UTM e a versão desta política apresentada no envio. Esses pedidos ficam na área comercial da plataforma, restrita aos administradores Master, separados dos cadastros de pacientes das clínicas. São usados para responder ao pedido e acompanhar a negociação. A solicitação não autoriza campanhas genéricas. Os parâmetros UTM podem ser mantidos no armazenamento de sessão do navegador durante a navegação entre as páginas comerciais. Pedidos de acesso, correção ou exclusão desses dados podem ser enviados ao contato de privacidade abaixo.

Não é necessário conectar uma conta Google para responder a um formulário. Cookies de sessão são usados nas áreas autenticadas. O módulo de formulários não adiciona, por si só, cookies de publicidade.

3. Para que usamos as informações

As informações permitem registrar respostas, organizar o atendimento, vincular contatos sem duplicação, criar oportunidades no funil escolhido, manter o histórico de origem, exibir relatórios e executar integrações configuradas pelo responsável. Também são usadas para autenticação, suporte e prevenção de uso indevido.

O tratamento depende da finalidade e da base legal aplicável, como execução contratual, obrigação legal, exercício de direitos ou consentimento, quando exigido. Dados sensíveis exigem uma hipótese legal própria. Preencher um formulário não representa uma autorização genérica para publicidade, gravações ou usos incompatíveis com a finalidade informada.

4. Google Planilhas e Gmail

A conexão é opcional e ocorre na tela de autorização do Google. A senha Google não é solicitada nem armazenada pelo DOC4DOCS. A conta autorizada fica vinculada ao doutor e à atividade configurada no CRM; uma conta não é automaticamente emprestada a outros clientes ou atividades.

Identificação

Os escopos openid e email identificam a conta conectada e seu e-mail verificado.

Planilhas

O escopo drive.file permite trabalhar nos arquivos criados ou explicitamente disponibilizados ao aplicativo. O CRM cria a planilha vinculada ao formulário e atualiza respostas, datas, UTMs e referências aos anexos. Não pede acesso irrestrito a todo o Google Drive.

Notificações

O escopo gmail.send, quando concedido, permite enviar notificações a partir da conta conectada para os destinatários configurados. Não autoriza o DOC4DOCS a ler ou apagar a caixa de entrada. As notificações não incluem automaticamente o conteúdo das respostas nem os anexos; o acesso a eles continua protegido no CRM.

Usamos os dados Google somente para os recursos autorizados e visíveis de conexão, planilhas e notificações. Não comercializamos esses dados, não os utilizamos para publicidade personalizada e não os usamos para treinar modelos de inteligência artificial de uso geral.

O uso e a transferência de informações recebidas das APIs Google seguem a Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado. O acesso humano a dados Google deve se limitar ao que você autorizar ou ao necessário para segurança, cumprimento da lei e demais hipóteses permitidas nessa política.

5. Compartilhamento e serviços externos

Os dados ficam disponíveis aos usuários autorizados da organização e aos serviços necessários às integrações ativadas. Google recebe os dados enviados para a planilha e o conteúdo das notificações. Os destinatários de e-mail recebem o aviso configurado. Hospedagem e infraestrutura são fornecidas pela Railway. Integrações clínicas, educacionais, de mensagens e telefonia podem envolver outros provedores conforme os módulos contratados e ativados.

O responsável por um formulário deve avaliar quais dados encaminhar à planilha e quem terá acesso a ela. As permissões e os compartilhamentos realizados diretamente no Google Drive são administrados na própria conta Google. Não tornamos respostas ou anexos públicos ao ativar a integração.

Os provedores podem operar fora do Brasil. Quando houver transferência internacional, devem ser observados os requisitos legais e contratuais aplicáveis. Obrigações legais e a proteção do serviço também podem exigir comunicações às autoridades competentes.

6. Proteção das informações

A plataforma utiliza autenticação, controles de permissão e isolamento por atividade para restringir o acesso a respostas e anexos. Os tokens Google são armazenados criptografados no servidor e não são devolvidos ao navegador nas consultas comuns do CRM. O acesso ao serviço publicado ocorre por HTTPS.

O responsável pela organização deve administrar corretamente os acessos da equipe, os destinatários das notificações e o compartilhamento de planilhas. Nenhum sistema é isento de risco; incidentes devem ser comunicados pelo canal de privacidade para avaliação e tratamento.

7. Conservação e exclusão

Respostas e históricos permanecem no serviço enquanto necessários às finalidades do atendimento, à prestação contratada e às obrigações legais do controlador. Pausar ou arquivar um formulário não exclui suas respostas. Não existe uma exclusão automática de todo o histórico ao desconectar o Google.

Anexos enviados ao formulário e não vinculados a uma resposta concluída ficam sujeitos à limpeza periódica após 24 horas. Tokens são armazenados para manter as integrações configuradas. A revogação no Google invalida o acesso, mas a remoção de cópias locais dos tokens deve ser solicitada ao suporte. Solicitações de exclusão devem ser encaminhadas ao controlador e, quando necessário, ao suporte da plataforma, para execução após validação e análise das obrigações de retenção.

Planilhas, e-mails enviados e cópias exportadas não são apagados automaticamente do Google ou das caixas dos destinatários. Sua eliminação e os prazos de retenção de backups e provedores precisam ser considerados separadamente pelo responsável.

8. Como revogar a conexão Google

Você pode remover a autorização do DOC4DOCS na área de conexões de terceiros da sua Conta Google. A revogação impede novos acessos autorizados por aquela conexão, após sua efetivação pelo Google. Ela não apaga respostas já registradas nem planilhas existentes. A remoção dos tokens armazenados no DOC4DOCS também pode ser solicitada pelo canal de privacidade.

9. Direitos dos titulares

Conforme a LGPD, você pode solicitar confirmação de tratamento, acesso, correção, informações sobre compartilhamento, portabilidade quando cabível, revisão das condições de consentimento e anonimização, bloqueio ou exclusão nas hipóteses aplicáveis. A identidade do solicitante e o contexto do pedido podem precisar ser verificados para proteger os dados.

Para respostas de um formulário ou cadastro de atendimento, procure primeiro a clínica, o profissional ou o instituto responsável. Para dados da conta da plataforma e assuntos de integração Google, utilize o canal abaixo. Pedidos são avaliados à luz das obrigações legais e dos direitos envolvidos. Também é possível recorrer à autoridade de proteção de dados competente.

10. Atualizações desta política

A versão e a data desta página indicam a política vigente. Mudanças relevantes na finalidade de uso dos dados Google exigem informação aos usuários e nova autorização quando aplicável. A disponibilização desta política não equivale a uma certificação ou aprovação do aplicativo pelo Google.